ETKİNLİK MALİ DENETİM YÖNERGESİ

(14 Aralık 2022 tarihli Merkez Yönetim Kurulu kararı ile yürürlüğe girmiştir)

 

Amaç
MADDE 1-(1) Bu Yönerge’nin amacı, Türk Dişhekimleri Birliği tarafından yapılan görevlendirme ile Odalar tarafından yapılan etkinliklerin mali işlemlerinin denetlenmesine ilişkin usul ve esasları belirlemektir.

Kapsam
MADDE 2-(1) Bu Yönerge, Türk Dişhekimleri Birliği tarafından yapılan görevlendirme ile etkinlik yapan Odalarda, idari ve mali işlemlerle ilgili karar veren Oda organlarında görevli kişiler ile mali işlemleri yerine getiren personel ve işlemin taraflarını kapsar.

Dayanak
MADDE 3- (1)Bu Yönerge, 3224 sayılı Türk Dişhekimleri Birliği Kanununun 26.maddesi ile Türk Dişhekimleri Birliği Kongre ve Fuar Yönetmeliğinin 29.maddesine dayanılarak hazırlanmıştır.

Tanımlar
MADDE 4-(1) Bu Yönerge’de geçen deyimlerden;

a)TDB            : Türk Dişhekimleri Birliği’ni,
b) Oda           : Bu Yönetmelik kapsamındaki etkinliği düzenlemekle görevlendirilen Dişhekimleri Odasını/Odalarını,
c) MYK          : Türk Dişhekimleri Birliği Merkez Yönetim Kurulu’nu,
ç) MDK          : Merkez Denetleme Kurulu’nu,
d) Etkinlik     :Türk Dişhekimleri Birliği Kanununun 26.maddesi ile Türk Dişhekimleri Birliği Kongre ve Fuar Yönetmeliği kapsamındaki ulusal ve uluslararası kongre, fuar/sergi ve sempozyumu,
e)Denetçi      : MYK tarafından görevlendirilen ve Uluslararası Kongrenin tüm hesaplarını denetleyerek raporlayacak akredite bağımsız denetçi kurumu,

ifade eder.

Etkinliklerin mali denetimi
MADDE 5-(1) Etkinliğin mali denetimi Türk Dişhekimleri Birliği Merkez Denetleme Kurulu tarafından yapılır. MDK’nın talebi halinde Oda Denetleme Kurulu denetim işlemlerine destek olur.

(2) MYK, MDK’nın teklifi üzerine veya MDK tarafından süresinde herhangi bir rapor verilmemesi halinde, mali iş ve işlemlerin bağımsız dış denetçi tarafından denetlenmesine karar verebilir.

Denetim zamanı ve yöntemi
MADDE 6- (1) Denetleme kurulları tarafından yapılan denetim, etkinlik tarihinin en geç üç ay öncesinde başlar ve etkinliğin yapılmasından sonra en geç bir ay içinde tamamlanır.

(2) Denetimlerin Kurul halinde yapılması esastır. Ancak, Kurul tarafından ayrıca ve açıkça yetki verilmesi halinde Başkan ve üyeler kurul dışında denetim yapabilir.

(3) Denetim için Odaya gidilmeden en az bir gün önce, belgelerin hazır edilebilmesi ve çalışma için uygun bir yer hazırlanabilmesi için Oda Başkanı ve Genel Sekreter’e bilgi verilir.

(4) Mali denetim sırasında, etkinlik iş ve işlemlerini gösteren bütün bilgi ve belgeler ile banka hesapları da dahil her türlü defter ve mali kayıtlar denetleme kurulları ile dış denetçiye tam olarak açıktır.

(5) Denetim sonuçları, etkinlik tarihinden sonraki bir ay içinde MYK’ya ve Oda’ya rapor halinde sunulur. İşin kapsamlı olması sebebiyle bu sürenin yeterli olmaması durumunda MYK tarafından en fazla iki aya kadar ek süre verilebilir.

(6) MDK’nın ulaşım ve konaklama masrafları da dahil olmak üzere denetim için yapılan giderler, belgelendirilmesi şartıyla, etkinlik bütçesinden karşılanmak üzere Oda tarafından ilgililere ödenir. 

(7) Etkinliğin TDB tarafından doğrudan yapılması halinde, denetimle ilgili işlemler TDB kayıt ve belgeleri üzerinde, bu maddede belirtilen esaslara göre yapılır.

Dış denetim
MADDE 7-(1) Bu Yönerge’nin 5. maddesindeki şartın gerçekleşmesi halinde MYK etkinlik mali işlemlerinin denetlenmesi için bağımsız denetim yapmaya yetkili kuruluşlardan bir veya bir kaçı ile anlaşma yapabilir Bağımsız denetim kuruluşunun görev kapsamı ve yetki süresi ile diğer hususlar ilgili firma ile yapılan sözleşmede belirlenir.

(2) Dış denetim yapılmasına karar verilmesi halinde bu kararın bir örneği ile anlaşma yapılan bağımsız denetim kuruluşuna ilişkin bilgiler ilgili Oda ile paylaşılır.

Denetim raporunun değerlendirilmesi
MADDE 8-(1) Denetim raporunda, herhangi bir mali usulsüzlük ve kurum zararı saptanmamış ise Organizasyon Komitesi Başkanı ve Organizasyon Komitesi Saymanı ile MYK tarafından belirlenecek diğer kişilere teşekkür yazısı gönderilir.

(2) Denetim raporunda, kurum zararına sebep olan bir mali usulsüzlük saptaması varsa buna ilişkin olarak MYK tarafından ilgililerden açıklama istenir. İlgililerin açıklamasına göre denetim raporundaki zarar, saptamanın haksız olduğu veya etkinliğin saygınlığının korunması için yapılması zorunlu bir iş nedeniyle ortaya çıktığının anlaşılması durumunda ilgililer hakkında herhangi bir işlem yapılmaz.

(3) MYK tarafından, kurum zararına ilişkin olarak denetim raporundaki saptamanın haklı ve yerinde olduğuna karar verilmesi halinde ilgililere zararı karşılamaları için makul süre verilir. Bu süre içinde zararın karşılanması ve ilgililerin zarar verme kastıyla hareket etmediklerinin anlaşılması halinde başkaca bir işlem yapılmaz.

(4) Kurum zararının ilgililer tarafından karşılanmaması ve/veya ilgililerin kurum zararına bilerek sebep olduklarının anlaşılması halinde gerekli idari ve hukuki işlemler MYK tarafından başlatılır.

Yürütme ve yürürlük
MADDE 9- (1) Bu Yönerge 14.12.2022 tarihinde yürürlüğe girer ve MYK tarafından yürütülür.